Yhdistyksen pöytäkirjan julkisuus – lakivelvollisuudet ja yhdistyksen päätäntävalta

Yhdistyksen pöytäkirjan lakisääteinen julkisuus riippuu, minkä toimielimen pöytäkirjasta on kyse. Yhdistyslaki määrittelee minimirajat julkisuudelle, mutta yhdistyksellä itsellään on merkittävästi harkintavaltaa.

Tiivistelmä

Yhdistyksen kokouksen pöytäkirjat ovat lakisääteisesti julkisia yhdistyksen jäsenille, mutta hallituksen kokouksen pöytäkirjat eivät. Yhdistyksen ulkopuolisille kumpikaan näistä ei ole lähtökohtaisesti julkinen. Yhdistys voi kuitenkin itse laajentaa pöytäkirjojen julkisuutta. Tässä artikkelissa käydään syvällisemmin läpi, mitä yhdistyksen pöytäkirjojen julkisuudesta on säädetty ja miten yhdistys itse voi vaikuttaa pöytäkirjojen julkisuuteen. Jos esimerkiksi pohdit, onko pöytäkirja annettava yhdistyksen jäsenelle tai toiminnantarkastajalle tai julkaistava avoimesti internetissä, tämä artikkeli on juuri sinulle.

Yhdistyksen kokouksen pöytäkirja

Yhdistyslaissa on yksiselitteisesti säädetty, että kokouksessa tehdyistä päätöksistä laaditaan pöytäkirja. Tästä huolehtiminen on säädetty kokouksen puheenjohtajan tehtäväksi.

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen jäsenellä on oikeus saada pyynnöstä nähtäväkseen yhdistyksen kokousten pöytäkirjat. Tämä koskee esimerkiksi syys- ja kevätkokousta, vuosikokousta ja ylimääräistä yhdistyksen kokousta. Jos yhdistyksessä on annettu päätösvalta valtuutetuille, on jäsenillä oikeus saada nähtäväkseen valtuutettujen kokouksen pöytäkirja.

Koska yhdistyksellä on velvollisuus vain antaa pöytäkirja nähtäväksi, ei yhdistyksen jäsenellä ole lakisääteistä oikeutta saada pöytäkirjasta jäljennöstä. Laki ei kuitenkaan estä jäsentä tallentamasta itselleen pöytäkirjan sisältöä siihen tutustuessaan, ja yhdistykselle itselleenkin voi olla käytännössä vaivattominta vain luovuttaa pöytäkirjasta jäsenelle jäljennös esimerkiksi sähköpostitse. Yhdistyslaissa ei säädetä siitä, voiko yhdistys periä maksua pöytäkirjan kopion lähettämisestä. Itse pöytäkirjan nähtäväksi saamisesta ei kuitenkaan voida maksua periä, sillä kyseessä on yhdistyksen lakisääteinen velvollisuus.

Liitossa eli yhdistyksessä, jonka jäseninä on muita yhdistyksiä, oikeus saada pöytäkirja nähtäväkseen, on vain yhdistyksen suorilla jäsenillä, ei jäsenyhdistysten henkilöjäsenillä. Esimerkiksi urheiluseurojen liiton yhdistyksen kokouksen pöytäkirjaan on oikeus tutustua yksittäisellä urheiluseuralla, eli liiton jäsenellä. Sen sijaan tämän urheiluseuran yksittäisellä henkilöjäsenellä ei ole oikeutta tutustua liiton kokousten pöytäkirjoihin, vaan ainoastaan oman urheiluseuransa kokouspöytäkirjoihin.

Yhdistyksen ulkopuolisilla henkilöillä ei siten lähtökohtaisesti ole oikeutta saada yhdistyksen pöytäkirjoja nähtäväkseen. Yhdistyslaki mahdollistaa pöytäkirjojen julkistamisen, mutta ei edellytä sitä. Yhdistys voi siis luovuttaa yhdistyksen kokouksen pöytäkirjan myös omalla päätöksellään. Yhdistyksen säännöissä voidaan myös erikseen määrätä siitä, että yhdistyksen kokousten pöytäkirjat ovat julkisia. Lisäksi yhdistyksen tilintarkastajilla ja toiminnantarkastajalla on toimeensa liittyen tämä oikeus.

Jos yhdistys kieltäytyy antamasta kokouksen pöytäkirjaa jäsenen nähtäväksi, on yhdistyksen jäsenellä oikeus nostaa kanne yleisessä tuomioistuimessa, eli ensiasteena käräjäoikeudessa. Suositeltavaa on kuitenkin yrittää ensin ratkaista asia sisäisesti jäsenen kanssa.

Yhdistyksellä on siis velvollisuus antaa kokouspöytäkirjat pyynnöstä jäsenten nähtäville. Yhdistys voi käytännössä valita pöytäkirjojen julkisuudesta kolmen tason välillä:

1. Pöytäkirjat annetaan jäsenelle nähtäväksi pyynnöstä
2. Pöytäkirjat pidetään yhdistyksen jäsenten saatavilla esimerkiksi jäsensivuilla kirjautumismuurin takana
3. Pöytäkirjat pidetään kaikkien saatavilla esimerkiksi yhdistyksen julkisilla verkkosivuilla

Riippuu pitkälti yhdistyksestä itsestään, miten laajaa julkisuutta se toteuttaa. Kyse on viime kädessä siitä, minkä laatuista ja kuinka sensitiivisiä asioita kokouksissa käsitellään. Esimerkiksi opiskelijajärjestö, urheiluseura ja ammattiliitto saattavat arvioida asiaa eri lähtökohdista.

Hallituksen kokouksen pöytäkirja

Yhdistyslaki ei edellytä, että hallituksen kokouksen tai yhdistyksen muun toimielimen pöytäkirja olisi annettava yhdistyksen jäsenen nähtäväksi. Esimerkiksi hallituksen kokousten pöytäkirjoja ei tarvitse lähtökohtaisesti antaa muiden kuin hallituksen jäsenten sekä tilin-/toiminnantarkastajien nähtäväksi.

Yhdistyslaki ei siten velvoita antamaan hallituksen kokouksen pöytäkirjoja yhdistyksen jäsenille. Sama pätee muihin yhdistyksen ei-lakisääteisiin toimielimiin, kuten toimikuntiin. Kuten yhdistyksen kokouksen pöytäkirjoihin, on tilin- ja toiminnantarkastajilla toimeensa liittyen oikeus myös yhdistyksen hallituksen kokousten pöytäkirjoihin.

Myös hallituksen kokouksen pöytäkirjat voidaan kuitenkin julkistaa – tätä ei yhdistyslainsäädäntö estä. Yhdistyksen säännöissä on mahdollista erikseen määrätä, että yhdistyksen hallituksen kokousten pöytäkirjat ovat julkisia. Säännöissä on mahdollista esimerkiksi määrätä, että pöytäkirjat on pidettävä nähtävillä yhdistyksen toimistolla tai että ne on julkaistava sen verkkosivuilla. Mutta onko tällainen määräys yhdistyksen toiminnan kannalta järkevä?

Pöytäkirjojen julkisuus edistää hallituksen toiminnan avoimuutta ja auttaa jäseniä  varmistumaan siitä, että hallitus toimii tehokkaasti ja asianmukaisesti. Julkisuus voi näin ollen lisätä jäsenten luottamusta hallitukseen ja koko yhdistyksen toimintaan.

Toisaalta yhdistyksen hallituksen kokouksissa saatetaan käsitellä luottamuksellisia tai arkaluonteisia asioita. Tällaisia aiheita voivat olla esimerkiksi sopimus- tai kurinpitoasiat, jotka voi olla perusteltua pitää salassa myös yhdistysten jäseniltä. Jos hallituksen kokousten pöytäkirjat pidetään pääsääntöisesti julkisina, kannattaa harkita, olisiko niistä tietyt osat kuitenkin syytä joko peittää pöytäkirjasta tai käsitellä vain salassa pidettävissä liitteissä. Kun käsitellään henkilötietoja, on syytä ottaa huomioon myös tietosuojalainsäädännön edellytykset.

Tältä osin on syytä pitää mielessä, että hallituksen jäsenellä on yhdistyslain 35 §:n mukaisesti velvollisuus huolellisesti hoitaa yhdistyksen asioita, ja 39 §:n mukaisesti hallituksen jäsen on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai tuottamuksesta (eli huolimattomuudesta) aiheuttanut yhdistykselle. Jos hallituksen jäsen huolimattomuuttaan julkaisee pöytäkirjoihin liittyviä tietoja, jotka voivat vahingoittaa yhdistystä, voi hallituksen jäsen tulla yhdistykselle korvausvelvolliseksi.

Useimmille yhdistyksille hallituksen pöytäkirjojen sääntömääräinen julkaiseminen ei liene tarkoituksenmukaista. Jos hallitus haluaa edistää toimintansa avoimuutta, se kannattaa tehdä muilla tavoin, kuten vuosikertomuksella tai säännöllisesti lähetettävällä jäsentiedotteella.

Yhteenvetotaulukko – kenellä on lain mukaan oikeus yhdistyksen pöytäkirjoihin?

	Yhdistyksen kokouksen pöytäkirja	Hallituksen kokouksen pöytäkirja
Jäsenet	Kyllä	Ei
Tilin-/toiminnantarkastaja	Kyllä	Kyllä
Ulkopuoliset	Ei	Ei

Hallituksen muistilista

• Tarkista, onko säännöissä määrätty kokouspöytäkirjojen julkisuudesta.
• Päätä yhdistyksen kokouksen pöytäkirjojen julkisuuden tasosta (tutustuminen tai antaminen pyynnöstä/avoimena jäsenille/avoimena kaikille).
• Harkitse tarkoin, onko hallituksen pöytäkirjoja syytä julkaista hallituksen ulkopuolisille.
• Käsittele arkaluonteiset asiat erillisissä liitteissä, joita ei julkaista. Jos pöytäkirjoihin sisältyy henkilötietoja, varmista noudattavasi tietosuojalainsäädäntöä.
• Säilytä pöytäkirja pysyvästi, mutta luotettavalla tavalla.
• Jos saat pyynnön tutustua pöytäkirjaan: tarkista mitä pöytäkirjaa asia koskee, kuka kysyy, millä perusteella.

17.10.2025, Toimitus

Päivitetty 3.5.2026