Pöytäkirjan luovuttaminen – mallivastaukset
Tältä sivulta löydät neljä mallivastausta (A–D) vastaanottamaasi pöytäkirjapyyntöön. Määritä ensin alla olevan vuokaavion kautta, mikä vastausmalli sopii tilanteeseesi parhaiten, ja muokkaa sen jälkeen mallivastaus juuri yksittäiseen tilanteeseesi sopivaksi.
Ennen vastauksen lähettämistä varmista ainakin,
- mitä pöytäkirjaa pyyntö koskee;
- kuka sitä pyytää ja mikä on pyytäjän rooli (esim. jäsen, ulkopuolinen);
- sisältääkö asiakirja henkilötietoja, luottamuksellisia kohtia tai liitteitä.
A: Annetaan yhdistyksen kokouksen pöytäkirja jäsenelle
Hei [nimi]
Kiitos yhteydenotostasi. Pyysit saada yhdistyksen kokouksen pöytäkirjan [pvm/asia]. Yhdistyslain mukaan yhdistyksen jäsenellä on oikeus saada yhdistyksen kokouksen pöytäkirja nähtäväkseen, joten järjestämme pöytäkirjan sinulle nähtäväksi. Sopisiko sinulle [paikka ja aika]?
Jos haluat saada pöytäkirjasta jäljennöksen, ilmoitathan siitä erikseen. Hallitus arvioi tällöin erikseen, toimitetaanko jäljennös, ja jos toimitetaan, miten. Hallituksella ei ole lakisääteistä velvollisuutta toimittaa pöytäkirjasta jäljennöstä.
Ystävällisin terveisin
[yhdistyksen nimi / hallitus]
B: Asiakirjaa ei luovuteta (kun pyytäjällä ei ole oikeutta saada asiakirjaa nähtäväkseen)
Hei [nimi]
Kiitos yhteydenotostasi. Pyysit saada nähtäväksesi [yhdistyksen/hallituksen] kokouksen pöytäkirjan [pvm/asia]. Yhdistyksen tai sen hallituksen kokouksen pöytäkirjat eivät ole yleisesti julkisia, ja yhdistyksellä on harkintavalta sen suhteen, haluaako se luovuttaa kyseiset asiakirjat. Harkittuamme asiaa olemme päättäneet, että emme tässä tapauksessa luovuta asiakirjaa, koska se sisältää [arkaluonteisia henkilötietoja / luottamuksellisia tietoja / yhdistyksen keskeneräisiä asioita koskevia tietoja / jotain muuta].
Ystävällisin terveisin
[yhdistyksen nimi / hallitus]
C: Asiakirja luovutetaan harkinnanvaraisesti (kun asiakirjaa ei ole pakko luovuttaa, mutta hallitus päättää antaa tiedon kokonaan tai osittain)
Hei [nimi]
Kiitos yhteydenotostasi. Pyysit saada nähtäväksesi [yhdistyksen/hallituksen] kokouksen pöytäkirjan [pvm/asia]. Yhdistyksen tai sen hallituksen kokouksen pöytäkirjat eivät ole yleisesti julkisia, ja yhdistyksellä on harkintavalta sen suhteen, haluaako se luovuttaa kyseiset asiakirjat.
Vaihtoehto 1 (koko asiakirja nähtäväksi): Harkittuamme asiaa olemme päättäneet, että voimme tässä tapauksessa antaa asiakirjan sinulle nähtäväksi kokonaisuudessaan. [Voit tulla tutustumaan asiakirjaan (paikka ja aika) / Asiakirja on tämän sähköpostin liitteenä.]
Vaihtoehto 2 (toimitetaan asiakirjan ote): Pyytämäsi pöytäkirja sisältää [arkaluonteisia henkilötietoja / luottamuksellisia tietoja / yhdistyksen keskeneräisiä asioita koskevia tietoja / jotain muuta]. Harkittuamme asiaa olemme päättäneet, että emme tässä tapauksessa toteuta pyyntöäsi kokonaisuudessaan, mutta toimitamme sinulle pöytäkirjasta otteen. [Voit tulla tutustumaan otteeseen (paikka ja aika) / Ote on tämän sähköpostin liitteenä.]
Vaihtoehto 3 (toimitetaan asiakirja mustattuna): Pyytämäsi pöytäkirja sisältää [arkaluonteisia henkilötietoja / luottamuksellisia tietoja / yhdistyksen keskeneräisiä asioita koskevia tietoja / jotain muuta]. Harkittuamme asiaa olemme päättäneet, että emme tässä tapauksessa toteuta pyyntöäsi kokonaisuudessaan, mutta toimitamme sinulle pöytäkirjan siten, että olemme poistaneet tai peittäneet siitä eräitä kohtia. [Voit tulla tutustumaan asiakirjaan (paikka ja aika) / Mustattu asiakirja on tämän sähköpostin liitteenä.]
Ystävällisin terveisin
[yhdistyksen nimi / hallitus]
D: Täsmennyspyyntö
Hei [nimi]
Kiitos yhteydenotostasi. Jotta hallitus voi käsitellä pyyntösi, pyydämme täsmentämään, mitä nimenomaista asiakirjaa tai asiaa pyyntösi koskee.
Ilmoitathan mahdollisuuksien mukaan ainakin [kokous / ajankohta / asia / pyydetty asiakirja]. Tämän jälkeen hallitus arvioi, miltä osin asiakirja voidaan antaa nähtäväksi, toimittaa jäljennöksenä tai antaa osittain mustattuna.
Ystävällisin terveisin
[yhdistyksen nimi / hallitus]
Muut mallit YhdistysLexistä
Tämä mallisivu auttaa yksittäisen pöytäkirjapyynnön käsittelyssä. YhdistysLexin jäsenenä saat käyttöösi laajemmat mallit, asiakirjapohjat ja yhdistyksen hallinnon käytännön ohjeet.