Tietosuoja

Päivitetty 9.6.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Aigis Lakiasiaintoimisto Oy käsittelee henkilötietoja YhdistysLex-palvelun, verkkosivuston, asiakasviestinnän, maksuttomien aineistojen, suoramarkkinoinnin ja niihin liittyvän asiakaspalvelun yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Aigis Lakiasiaintoimisto Oy (jäljempänä Aigis)
Y-tunnus: 3512068-6
Sähköposti: yhdistyslex@aigis.fi

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Tietosuoja-asioita koskevissa kysymyksissä yhteyshenkilönä toimii Tomas Juutinen, johon voitte ottaa yhteyttä osoitteessa tomas.juutinen@aigis.fi.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme, mihin tarkoituksiin ja millä perusteella?

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin.

a) Verkkosivujen käyttö, tekninen toiminta ja tietoturva

Vieraillessanne ylläpitämillämme verkkosivuilla käsittelemme verkkosivujen toiminnan ja turvallisuuden kannalta tarpeellisia teknisiä tietoja. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi IP-osoite, vierailun ajankohta, käytetty selain ja laite, lokitiedot, sivustolla tehdyt tekniset pyynnöt sekä kirjautumiseen, käyttöoikeuksiin ja virhetilanteisiin liittyvät tiedot.
Käsittelyn tarkoituksena on verkkosivujen toiminnan, tietoturvan, väärinkäytösten estämisen, käyttöoikeuksien hallinnan ja palvelun teknisen ylläpidon varmistaminen. Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu, joka perustuu verkkopalvelumme toimivuuden, turvallisuuden ja väärinkäytösten ehkäisemisen varmistamiseen.
Verkkosivujen analytiikkaan ja evästeisiin liittyvästä tietojen käsittelystä kerrotaan tarkemmin kohdassa 13.

b) Yhteydenotot ja asiakaspalvelu

Kun otatte meihin yhteyttä esimerkiksi sähköpostitse, puhelimitse tai verkkosivulomakkeen kautta, käsittelemme yhteydenoton hoitamiseksi tarpeellisia tietoja. Tällaisia tietoja voivat olla nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asema organisaatiossa, edustettu organisaatio sekä viestin sisältö ja siihen liittyvä myöhempi viestintä.
Käsittelyn tarkoituksena on yhteydenottoihin vastaaminen, asiakaspalvelun hoitaminen, mahdollisten pyyntöjen käsittely sekä yhteydenottoon liittyvän asian selvittäminen. Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu, joka perustuu yhteydenottoihin vastaamiseen ja asiakassuhteiden hoitamiseen.

c) Uusasiakashankinta ja suoramarkkinointi organisaatioille

Markkinoimme YhdistysLex-palvelua yhdistyksille ja muille organisaatioille sekä niiden vastuuhenkilöille silloin, kun arvioimme palvelun sopivan kyseisen organisaation toimintaan. Tässä yhteydessä voimme käsitellä esimerkiksi nimeä, sähköpostiosoitetta, asemaa organisaatiossa, edustettua organisaatiota, organisaation toimialaa sekä tietoa siitä, milloin ja miten henkilöön tai organisaatioon on oltu yhteydessä.
Organisaatioille kohdistuva sähköinen suoramarkkinointi perustuu sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 202 §:ään. Voitte milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin maksutta vastaamalla lähettämäämme viestiin tai käyttämällä viestissä ilmoitettua muuta kieltotapaa. Tiedotamme kieltomahdollisuudesta jokaisen suoramarkkinointiviestin yhteydessä.
Henkilötietojen käsittelyn, kuten yhteystietojen tallentamisen, ylläpitämisen ja käytön, oikeusperusteena on oikeutettu etu. Oikeutettu etumme on YhdistysLex-palvelun markkinointi sen todennäköiselle kohderyhmälle eli yhdistyksille ja muille organisaatioille, joiden toiminnassa yhdistyksiä koskevalla oikeudellisella tiedolla voi olla merkitystä.
Näiden tietojen lähteenä ovat tyypillisesti edustetun organisaation julkisesti saatavilla olevat verkkosivut, julkiset hakemistot ja rekisterit, kuten Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämä yhdistysrekisteri, sekä henkilön tai organisaation meille itse antamat tiedot.

d) Tilausten, käyttöoikeuksien, kokeilujaksojen ja asiakassuhteen hoitaminen

Käsittelemme YhdistysLex-palvelun tilauksiin, maksuihin, käyttöoikeuksiin, kokeilujaksoihin ja asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä henkilötietoja. Tällaisia tietoja voivat olla etu- ja sukunimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, edustettu organisaatio, laskutus- ja maksutiedot, tilauksen tai jäsenyyden taso, tilauksen alkamis- ja päättymisaika, maksun tila, maksutapahtuman tunnisteet, Stripe-asiakas- tai maksutunnisteet, alennuskoodien käyttö sekä palvelun käyttöoikeuksien hallintaan liittyvät tiedot.
Käsittelyn tarkoituksena on palvelun toimittaminen, käyttäjätilien ja käyttöoikeuksien hallinta, tilausten ja maksujen käsittely, kokeilujaksojen toteuttaminen, asiakassuhteen hoitaminen sekä sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden täyttäminen.
Käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpano silloin, kun käsittely liittyy rekisteröidyn itsensä tekemään tilaukseen, rekisteröitymiseen tai muuhun pyyntöön. Kun käsittely liittyy organisaatioasiakkaan yhteyshenkilöön tai käyttäjään, oikeusperusteena on oikeutettu etu, joka perustuu asiakassuhteen hoitamiseen ja palvelun toimittamiseen organisaatioasiakkaalle. Kirjanpitoon ja lakisääteisiin velvoitteisiin liittyvien tietojen osalta oikeusperusteena on lakisääteinen velvoite.
Tarvittavien tietojen antaminen on edellytys palvelun tilaamiselle ja käyttämiselle. Ilman tarvittavia tietoja emme voi toimittaa palvelua, hallita käyttöoikeuksia tai käsitellä maksua.

e) Maksuttoman aineiston tilaaminen

Kun tilaatte verkkosivuiltamme maksutonta aineistoa, kuten asiakirjamalleja, mallivastauksia, muistilistoja tai oppaita, käsittelemme tietoja aineiston toimittamiseksi ja siihen liittyvän pyynnön hoitamiseksi. Käsiteltäviä tietoja voivat olla sähköpostiosoite sekä siitä tai lomakkeella annetuista tiedoista mahdollisesti ilmenevät tiedot, kuten nimi, edustettu organisaatio ja organisaatiorooli.
Käsittelyn tarkoituksena on maksuttoman aineiston toimittaminen, latauksen tai tilauksen hallinta, väärinkäytösten estäminen sekä palveluun liittyvän asiakas- ja markkinointiviestinnän hallinta.
Aineiston toimittamisen oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä. Jos aineiston tilaamiseen liittyviä tietoja käytetään sähköiseen suoramarkkinointiin, sovelletaan lisäksi kohdassa 3 f kuvattuja suoramarkkinointia koskevia edellytyksiä ja kieltomahdollisuuksia.

f) Suoramarkkinointi olemassa olevassa asiakas- tai palvelusuhteessa

Kun olette tilanneet YhdistysLex-palvelun, rekisteröityneet kokeilujaksolle tai tilanneet maksutonta YhdistysLex-aineistoa, voimme lähettää teille omaa palveluamme ja siihen verrattavia palveluita koskevaa sähköistä suoramarkkinointia. Tällaisia viestejä voivat olla esimerkiksi palvelun käyttöön liittyvät viestit, kokeilujakson aikaiset viestit, uutiskirjeet, yhdistyksiä koskevat oikeudelliset ajankohtaisnostot, vinkit maksuttoman aineiston hyödyntämiseen sekä YhdistysLex-palvelua koskevat tarjoukset.
Sähköisen suoramarkkinoinnin lähettäminen tällaisessa suhteessa perustuu sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 200 §:n 3 momenttiin, kun olemme saaneet sähköpostiosoitteenne palvelun, kokeilujakson tai aineiston tilaamisen yhteydessä ja markkinointi koskee omia samankaltaisia palveluitamme. Tarjoamme mahdollisuuden kieltää suoramarkkinointi maksutta sekä tietojen antamisen että jokaisen markkinointiviestin yhteydessä.
Markkinointiin liittyvien yhteystietojen hallinnan, viestintälistojen ylläpitämisen ja viestinnän kohdentamisen oikeusperusteena on oikeutettu etu. Oikeutettu etumme on viestiä YhdistysLex-palvelusta, siihen liittyvistä sisällöistä ja vastaavista palveluista henkilöille, joilla on aiemman tilauksen, rekisteröitymisen tai aineistopyynnön perusteella asiakas- tai palvelusuhde Aigikseen.

g) Viestinnän kohdentaminen ja asiakasviestinnän hallinta

Voimme käyttää asiakas- ja viestintäjärjestelmissämme tietoja, joiden perusteella viestintää kohdennetaan vastaanottajalle merkityksellisemmäksi. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi tieto siitä, onko henkilö tilannut palvelun, rekisteröitynyt kokeilujaksolle, tilannut maksutonta aineistoa, kieltänyt markkinoinnin, avannut tai klikannut lähettämäämme viestiä taikka edustaako hän tietynlaista organisaatiota.
Käytämme näitä tietoja asiakasviestinnän hallintaan, viestien lähettämiseen, viestinnän toimivuuden seuraamiseen, tarpeettomien tai päällekkäisten viestien välttämiseen sekä sen varmistamiseen, että suoramarkkinointikieltoja noudatetaan.
Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tällaista käsittelyä, ja suoramarkkinoinnin voi aina kieltää maksutta.

4. Mistä saamme henkilötietoja?

Saamme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi yhteydenoton, tilauksen, rekisteröitymisen, kokeilujakson, maksuttoman aineiston tilaamisen tai muun lomakkeen kautta.
Lisäksi voimme saada tietoja edustetulta organisaatiolta, julkisilta verkkosivuilta, julkisista rekistereistä ja hakemistoista, palvelun teknisestä käytöstä, maksupalveluntarjoajalta sekä sähköposti- ja asiakasviestintäjärjestelmistä.

5. Henkilötietojen käsittelijät ja muut vastaanottajat

Seuraavat toimijat voivat käsitellä henkilötietoja Aigiksen puolesta ja lukuun:

• verkkosivujen ylläpito ja palvelininfrastruktuuri: Hostinger
• IT- ja toimisto-ohjelmistot sekä sähköposti: Microsoft
• sähköpostiviestinnän ja sähköpostimarkkinoinnin välitys: Brevo
• verkkosivujen analytiikka: Google
• maksupalvelut: Stripe

Aigis on tehnyt henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset henkilötietojen käsittelijöiden kanssa voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä tai luovuttaa siinä määrin kuin se on tarpeen kirjanpidon, maksujen, viranomaisvelvoitteiden, oikeusvaateiden, perinnän, tilintarkastuksen tai muun lakisääteisen velvoitteen hoitamiseksi.

6. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme myy henkilötietoja emmekä säännönmukaisesti luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille omaan itsenäiseen käyttöön.
Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa, jos lainsäädäntö sitä edellyttää, se on tarpeen viranomaisvelvoitteiden täyttämiseksi, maksujen ja kirjanpidon hoitamiseksi, oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka palvelun toteuttamiseksi tässä selosteessa kuvattujen käsittelijöiden avulla.
Osa käyttämistämme palveluntarjoajista, kuten Microsoft, Google ja Stripe, voi käsitellä henkilötietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa. Tällaisissa siirroissa varmistamme, että siirto perustuu asianmukaiseen siirtomekanismiin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin (Standard Contractual Clauses) tai muuhun tietosuojalainsäädännön mukaiseen perusteeseen.
Voitte pyytää meiltä lisätietoja käytetyistä suojatoimista kohdassa 2 mainitusta osoitteesta.

7. Henkilötietojen suojaaminen

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietojen käsittely on rajattu henkilöihin, joiden tehtäviin käsittely kuuluu, ja käyttöoikeuksia hallitaan tarpeellisuusperiaatteen mukaisesti. Käytämme palveluntarjoajia, joiden kanssa henkilötietojen käsittelystä on sovittu tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

8. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot ja rikostuomioihin liittyvät tiedot

Aigis ei säännönmukaisesti kerää tai käsittele YhdistysLex-palvelun yhteydessä yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuihin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja eikä yleisen tietosuoja-asetuksen 10 artiklassa tarkoitettuja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä henkilötietoja.
YhdistysLex on suunnattu yhdistyksille ja muille organisaatioille. Joissakin tilanteissa henkilön asema tai yhteystieto tietyssä organisaatiossa voi kuitenkin välillisesti kertoa esimerkiksi henkilön yhteydestä poliittiseen, uskonnolliseen, ammatilliseen, terveydelliseen tai muuhun erityisluonteiseen toimintaan. Emme käytä tällaisia tietoja erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien seikkojen arviointiin, emmekä kohdista viestintää arkaluonteisten henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella.
On mahdollista, että rekisteröity tuo oma-aloitteisesti ja vapaaehtoisesti esiin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja yhteydenotossaan. Tällaisissa tilanteissa käsittelemme kyseisiä tietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen yhteydenoton käsittelemiseksi, emmekä luovuta tietoja ulkopuolisille ilman asianmukaista perustetta.

9. Automatisoitu päätöksenteko, profilointi ja viestinnän kohdentaminen

Aigis ei tee rekisteröityjä koskevia sellaisia automatisoituja päätöksiä, joilla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.
Voimme kuitenkin käyttää asiakas- ja viestintätietoja viestinnän kohdentamiseen ja asiakassuhteen hallintaan kohdassa 3 g kuvatulla tavalla. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että lähetämme eri viestejä maksuttoman aineiston tilanneille, kokeilujaksolle rekisteröityneille, maksaville asiakkaille tai suoramarkkinoinnin kieltäneille henkilöille.
Tällainen kohdentaminen ei perustu erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluviin tietoihin, eikä sillä tehdä rekisteröityä koskevia oikeusvaikutteisia päätöksiä.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön edellyttämien velvoitteiden täyttämiseksi.
Asiakassuhteeseen, tilaukseen, käyttöoikeuksiin ja palvelun toimittamiseen liittyviä henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen voimassaolon ajan ja tämän jälkeen pääsääntöisesti enintään kaksi vuotta asiakassuhteen päättymisestä, ellei pidempi säilyttäminen ole tarpeen esimerkiksi kirjanpidon, oikeusvaateiden tai muun lakisääteisen velvoitteen vuoksi.
Kirjanpitoaineistoa ja maksuihin liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan, pääsääntöisesti aineistotyypistä riippuen kuusi tai kymmenen vuotta.
Asiakkaan tai muun henkilön oma-aloitteisen yhteydenoton perusteella käsiteltyjä henkilötietoja säilytetään yhteydenoton edellyttämän ajan ja pääsääntöisesti enintään kaksi vuotta yhteydenotosta, ellei asian luonne edellytä pidempää säilyttämistä.
Aktiivisesti palveluumme rekisteröityneiden, kokeilujaksolle osallistuneiden tai maksutonta aineistoa tilanneiden henkilöiden yhteystietoja säilytetään pääsääntöisesti enintään kaksi vuotta viimeisimmästä aktiivisesta yhteydenotosta, tilauksesta, rekisteröitymisestä, aineistopyynnöstä tai muusta olennaisesta asiakassuhdetta osoittavasta tapahtumasta.
Yksinomaan uusasiakashankintaa varten kerättyjä yhteystietoja säilytetään pääsääntöisesti enintään yksi vuosi viimeisimmästä yhteydenotosta, ellei henkilö tai organisaatio ryhdy asiakassuhteeseen, pyydä lisätietoja, tilaa aineistoa tai anna muuta perustetta pidemmälle säilyttämiselle.
Jos rekisteröity kieltää suoramarkkinoinnin, säilytämme tiedon suoramarkkinointikiellosta niin kauan kuin se on tarpeen kiellon noudattamiseksi. Pääsääntöisesti säilytämme tiedon kiellosta viiden vuoden ajan kieltämisajankohdasta, ellei pidempi säilyttäminen ole tarpeen kiellon toteuttamisen osoittamiseksi.
Teknisiä lokitietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tietoturvan, virheiden selvittämisen ja palvelun toiminnan varmistamiseksi.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on tilanteesta riippuen oikeus:

• saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• saada itse toimittamansa tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti
• kieltää henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointiin
• peruuttaa antamansa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen
• olla joutumatta sellaisen automatisoidun päätöksenteon kohteeksi, jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Rekisteröidyn oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa ehdottomia. Oikeuksien toteutumiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään ja onko Aigiksella lakisääteinen tai muu hyväksyttävä peruste säilyttää tietoja.
Suoramarkkinoinnin voi aina kieltää maksutta. Jokaisessa sähköisessä suoramarkkinointiviestissä on ohje kiellon tekemiseen.
Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää kohdassa 2 mainittuun yhteystietoon.

12. Valitusoikeus

Teillä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsotte, että henkilötietojenne käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

13. Evästeet

Verkkosivustomme käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita. Suostumusten hallinta on toteutettu Complianz-evästehallintatyökalun avulla, joka näyttää suostumusbannerin uusille kävijöille ja mahdollistaa evästevalintojen hallinnan.
Välttämättömät evästeet ovat tarpeen sivuston teknisen toiminnan kannalta. Niitä käytetään esimerkiksi kirjautumiseen, käyttöoikeuksien hallintaan, tilausten hallintaan, verkkosivun tekniseen toimintaan ja evästevalintojen tallentamiseen. Välttämättömien evästeiden käyttö ei edellytä suostumusta.
Analytiikkaevästeitä, kuten Google Analyticsin evästeitä, käytetään sivuston kävijämäärien ja sisällön käytön seuraamiseen. Analytiikkaevästeitä asetetaan vain suostumuksellanne. Google Analytics voi ennen suostumusta toimia rajoitetussa tai koostemuotoisessa tilassa ilman yksilöivää seurantaa, jos sivuston evästeasetukset on näin määritetty.
Voitte peruuttaa antamanne suostumuksen tai muuttaa evästevalintojanne milloin tahansa avaamalla evästehallinnan sivustolta. Tarkempi luettelo käyttämistämme evästeistä on saatavilla evästekäytännössämme.
Voitte tutustua kattavampaan evästekäytäntöömme täällä: https://yhdistyslex.fi/evastekaytanto/